Microsoft Teams und die Herausforderungen in Zeiten von COVID-19

Wie Ihnen Microsoft Teams bei den Herausforderungen in Zeiten von COVID-19 hilft

• Was passiert, wenn sich eine Person mit Anmeldedaten eines Arbeitgebers oder einer Schule anmeldet?
• Was beinhaltet die kostenlose Version von Teams?
• Gibt es in der kostenlosen Version eine Beschränkung in der Anzahl der Nutzer?
• Kann ich in der kostenlosen Version Meetings planen?
• Wie können IT-Administratoren auf Teams for Education zugreifen?

Details und Antworten auf diese Fragen sowie weitere Informationen unter: https://news.microsoft.com/de-de/engagement-fuer-kunden-covid-19/

• Kostenfreien Office 365-Tenant für Ihre Schule einrichten
• Benutzerkonten für Lehrende und Lernende manuell einrichten
• Benutzerkonten für Lehrende und Lernende per CSV-Import einrichten
• Bereitstellen von Office 365 für Lehrpersonen und Lernende

Details und weitere Informationen: https://news.microsoft.com/de-de/covid-19-fernunterricht/

Szenarien und Best Practices mit Microsoft Teams

Wie sollen wir mit den Teams beginnen?

• Erstellen Sie einen Chat zum Plaudern / eine virtuelle Kaffeeküche in Teams.
• Erstellen Sie ein Team pro Bereich, wie z.B. Marketing, Finanzen oder im schulischen Umfeld pro Klasse, z.B. Klasse 9a.
• Erstellen Sie Kanäle pro Thema, wie z.B. Marketing -> Newsletter, oder im schulischen Umfeld z.B. Klasse 9a -> Mathematik.
• Laden Sie Mitarbeiter / Schüler dazu ein.
• Beginnen Sie den Austausch zu Themen in Teams, nicht per E-Mail.
• Beenden Sie die Verwendung von WhatsApp. Laden Sie die Team-App herunter.

Was sollen wir tun, um das Management von Teams zu überzeugen?

• Teams ist eine sichere und DSGVO konforme Lösung.
• Sie ermöglicht das virtuelle Arbeiten an Themen und den Austausch der Leute untereinander.
• Alle Daten und Informationen in Microsoft Teams sind und bleiben Ihre Daten. Sie werden nicht durch Microsoft analysiert oder zu Marketing-Zwecken ausgewertet.
• Wenn Daten in Microsoft Teams gelöscht werden, sind sie nach Ablauf der Wiederherstellungsfrist physikalisch gelöscht und werde nicht länger von Microsoft aufbewahrt oder ausgewertet.

Was ist, wenn ich meinen Kopfhörer oder mein Mikrofon nicht zum Laufen bringe?

• Wählen Sie sich per Telefon in Teams ein.

Was, wenn ich mit einem Externen kommunizieren möchte?

• Laden Sie die Person als Gast ein. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Wie kann die Zusammenarbeit verbessert werden?

• Tauschen Sie Dateien über Microsoft Teams aus und bearbeiten Sie Dateien gemeinsam in Microsoft Teams (co-authoring).
• Arbeiten Sie virtuell in Teams zusammen, anstatt Daten und Informationen per E-Mail zu verschicken.

Wie bekommen wir das alles zum Laufen? Und wie können wir die Mitarbeiter / Schüler dafür begeistern?

• Benennen Sie einen „Teams Hero“ für jedes Team / für jeden Kanal. Diese Person steht mit Rat und Tat zur Verfügung, wenn Fragen oder Probleme aufkommen.
• Erstellen Sie einen Teams FAQ Kanal für Fragen und Unterstützung.

Microsoft Teams auf privaten Geräten (Laptops, Tablets, Telefon)

Microsoft Teams kann problemlos auf privaten PC´s, Laptops, Smartphones oder Tablets genutzt werden. Die private Hardware kann problemlos in den Firmenkontext oder den Kontext von Schulen eingebunden werden. So können Risiken wie z. B. Malware, Trojaner, rechtliche Fallstricke etc. abgedeckt werden. Mit den Funktionen von Microsoft 365 können Zugriffs-, Speicher- und Freigabefunktionen auf privaten Geräten eingeschränkt werden. Die Microsoft Teams App steht in den jeweiligen App Stores für Windows, iOS- und Android-Geräte kostenlos zur Verfügung. Eine Verifizierung per PIN/Fingerabdruck lässt sich problemlos einrichten und Firmendaten oder schulische Unterlagen können wieder von den privaten Geräten entfernt werden.

Tipps und Empfehlungen für die Netzwerk-Konfiguration

Endpunkte sind für Konnektivität zu jedem Office 365 Dienst erforderlich und machen über 75 % der Bandbreite, Verbindungen und Datenmenge aus. Hier finden Sie eine Liste von IP-Subnetzen, die den wichtigsten Office 365 Workloads wie Exchange Online, SharePoint Online, Skype for Business Online und Microsoft Teams zugeordnet sind. Zusätzlich enthält der Artikel detaillierte Informationen für eine optimal Internetanbindung / Konfiguration beim Einsatz von Microsoft Teams und Office 365 allgemein: https://docs.microsoft.com/de-de/office365/enterprise/office-365-network-connectivity-principles

Microsoft Teams & Kaizala

Here you can download my Deck about Microsoft Teams & Kaizala.

Download LINK

Topics:

• Overview
• Management & Compliance
• Teams & Kaizala
• Typical scenarios
• IT & Users & Management

PS: The deck is in German. But if you are interested in this session for your Conference / Event or Workshop we can do it in English. Pinge me… 😉

TechNet Conference 2013 recording: SP2013 Search Driven Publishing Model

my session video @ TechNet Conference 2013 in Berlin

Eindeutige custom ID in einer SharePoint Liste generieren

Aus aktuellem, projektbezogenen ;-) , Anlass musste ich mich (mal wieder) mit dem Thema „eindeutige Ticketnummer in einer SharePoint Liste generieren“ beschäftigen. Gut, man könnte einfach die vom System erzeugte ID nehmen. Der Hauptgrund warum das ausscheidet ist, dass hier keine Ergänzungen, Anpassungen etc. möglich sind.

Die TicketID soll sich wie folgt zusammensetze:  

%Test%|eindeutige Nummer|%Text%

also z.B.: SP12896654DE

Es existieren diverse Lösungsansätze dazu im Netz. Meiner ist das „Create Datum“ zu verwenden und daraus eine eindeutige ID zusammenzusetzte. Die nachfolgende Formel generiert eine ID die auf Sekundenbasis eindeutig ist:

="SP"&TEXT(Created,"yy")&STUNDE(Created)&TAG(Created)&MONAT(Created)&MINUTE(Created)&SEKUNDE(Created)&"DE"

Vorgehen:

Eine neue Spalte anlegen. Der Typ der Spalte muss „Calculated“ sein, Name vergeben, Formel einfügen / anpassen und fertig is.

Eigene Sortierreihenfolge in der SharePoint Suche

Custom sort option in SharePoint Search Results

Der Post basiert auf einer Frage aus der Community. Ich fand das wäre auch einen Blog Post wert.

Die Frage lautet: „Ein Kunde hat folgende Anforderung: das Core-Results WebPart der SharePoint 2010 Suche kann nach Relevanz und Datum sortieren. Die Idee des Kunden ist nun, selbst ein Core Results WebPart zu schreiben um nach weiteren Eigenschaften die Sortierung selbst zu machen. – ist das eine gute Idee? Was ist dabei zu beachten?“

Das ist eine gute und viel diskutierte Frage. Es gibt bereits einige Ansätze dazu in Netz, z.B. hier:

http://blogs.officezealot.com/mauro/archive/2011/03/15/29945.aspx

oder dieses Webpart:

http://wildcardsearch2010.codeplex.com/

alles in allem funktioniert das also schon. Mit jQuery kann man da auch handanlegen. Das Problem bei all diesen Lösungen ist, dass die Sortierung im Client gemacht wird. Das kann, je nach Datenmenge, zu einer sehr schlechten Performance führen und belastet eben den Client.

Wenn man solch eine Lösung als ein SharePoint Feature realisiert, dass dann auf dem AppServer läuft, hat man die Last vom Client zumindest schon mal auf einen skalierbaren Server verlegt. Der Punkt ist, dass das Resultset in beiden Fällen erst mal vom SQL Server geladen werden muss, dann umsortiert wird, und dann angezeigt wird. Die Lösung mit einem Feature ist natürlich schon mal besser zu skalieren als eine Lösung im Client.

Die Tatsache, warum die Suche nur die beiden Sortieroptionen „Relevanz“ und „Datum“ anbietet hat natürlich ihren  Grund. Die StoredProc proc_MSS_GetMultipleResults liefert das ganze SQL-seitig nach Relevanz sortiert (Details siehe hier: LINK). Eine nachträgliche Sortierung nach Datum ist einfach zu machen und kostet nicht viel Rechenzeit. Alles andere kann beliebig ausarten, vor allem bei größeren Datenmengen.

Ich plädiere dafür die Sortierung im SQL Server zu machen. Der kann das am besten, und um Längen besser und performanter als .net. Das ist recht einfach zu machen wenn das Property nachdem sortiert werden soll eines der folgenden ist: Rank, Title, Author, Size, Path, Write, HitHighlightedSummary, HitHighlightedProperties. Diese kommen im Result vom SQL Server standardmäßig mit. Der Call der an den SQL Server geht sieht in etwa so aus:

<QueryText language="en-US" type="MSSQLFT">Select PopularSocialTags,Rank, Title, Author, Size, Path, Write, HitHighlightedSummary, HitHighlightedProperties FROM Scope() WHERE FREETEXT(DefaultProperties, '%searchTerm%') ORDER BY "Rank" DESC</QueryText>

ORDER BY ist hier also einfach anzupassen. Wenn es eigene Properties sein sollen wirds komplizierter. Eine gute Möglichkeit damit zu experimentieren ist das Tool: http://fastforsharepoint.codeplex.com/ (heißt zwar FAST, geht aber auch für die normale Suche). Dort kannst das XML, das an den Webservice der Suche geschickt wird, bearbeitet werden und man kann damit experimentieren…

…Der offizielle Weg wäre FAST zu nehmen und ein eignes Rankingprofil zu erstellen.